Je wil projectsubsidies aanvragen in het decreet bovenlokale cultuurwerking? Hier vind je een handige toolkit om jouw bovenlokaal cultuurproject concreet uit te werken.
De kit bestaat uit tools die helpen om jouw projectdossier vorm te geven en te onderbouwen. Je gaat zelfstandig (met of zonder jouw projectpartners) aan de slag door de tools uit te printen en de handleiding bij elke tool door te nemen. Let wel, het is niet nodig om elke tool te maken.
Je kan deze in willekeurige volgorde doen of enkel die tool eruit pikken met het thema waarop jij wil werken. OP/TIL biedt je ook de kans om tijdens één van hun workshops aan de slag te gaan met de toolkit.
Bekijk de kalender.
Voor de deadline van 15 november 2020 gelden nieuwe beleidsprioriteiten. De informatie over de beleidsprioriteiten in de pdf's (hieronder) moet nog geüpdate worden aan die nieuwe prioriteiten.
Heb je hier vragen over? Mail naar info@cultuuroptil.be
Lees hier meer over de beleidsprioriteiten
Deze toolkit omvat het brede spectrum van het subsidiereglement voor bovenlokale cultuurprojecten zoals geformuleerd in het Decreet voor Bovenlokale Cultuurwerking (2018). Zowel de formele voorwaarden en ontvankelijkheidscriteria, als de inhoudelijke toetsingscriteria, inclusief de meerwaardecriteria, werden in rekening gebracht. Per tool wordt bij het onderdeel projectvoorwaarden aangegeven op welke criteria die tool prioritair inspeelt. Let wel, het betreft slechts een indicatie, dit is niet absoluut. Het is de verantwoordelijkheid van de projectaanvrager zelf om na te gaan of het project aan alle verplichte criteria voldoet.
Formele voorwaarden: artikels 12-16
Inhoud aanvraagdossier: artikel 18
Overzicht minimale voorwaarden: artikel 17
Toetsingscriteria: artikel 19
Dit sjabloon helpt je stap voor stap je projectidee meer concreet uit te werken, te versterken en te verrijken. Je maakt hier een kapstok waaraan je de opmaak van je projectdossier ophangt. Een werkdocument dat jouw denkoefeningen weergeeft en meteen een handige geheugensteun.
De kit is bedoeld voor (potentiële) projectindieners in het decreet bovenlokale cultuurwerking. Het helpt om op ideeën te komen en inspiratie te vinden door op verschillende manieren naar je reguliere werking te kijken en naar het begrip bovenlokaal. Bijvoorbeeld door bovenlokale partnerships te exploreren, door doelgroepen te formuleren of via de functies in het decreet, ...
De toolkit laat je werken op zowel de verplichte projectcriteria, op de meerwaardecriteria als op de toetsingscriteria. Op die manier wordt er ingezet op sterke projecten die het bovenlokale cultuurveld ontwikkelen.
Naast inspiratie en houvast biedt het ook een checklist. Zo kan je nagaan of je rekening hield met de formele voorwaarden waaraan jouw projectdossier moet voldoen.
Elke andere tool in deze toolkit is verbonden met de projectflap A. De uitkomst van elke andere tool kan je op deze flap onder brengen.
Op de flap zelf zie je in de rechterbovenhoek van een in te vullen vakje verwijzingen naar andere tools. Op die manier word je door de toolkit gegidst en kan je jouw bovenlokale cultuurproject vormgeven.
Het is niet de bedoeling om op deze flap je volledige dossier of projectdetails uit te schrijven. Probeer wel om in elk vakje concrete informatie over je project in te vullen. Kan je in een vakje niet meteen informatie kwijt of wil je jouw input dubbelchecken en/of verrijken? Gebruik dan de tool waarnaar verwezen wordt in de rechterbovenhoek. Met de output van de specifieke tools, kom je terug naar je projectontwerp om aanvullingen te doen.
Jouw projectdossier moet je uiteindelijk verder uitschrijven en indienen via KIOSK*, de webapplicatie van het departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse overheid. Als je alle tools in de toolkit hebt doorlopen, moet je in staat zijn om vlot jouw projectdossier in KIOSK in te vullen. De toolkit is echter geen letterlijke doorslag van KIOSK, maar laat je nadenken over mogelijke antwoorden en motivaties die je er moet neerpennen. Beschouw de toolkit als een instrument om je project of onderdelen ervan te verstevigen, jouw denkproces te begeleiden of om op andere ideeën te komen voor jouw bovenlokaal cultuurproject.
Heb je een vraag over jouw projectdossier of deze toolkit? Contacteer één van de medewerkers van OP/TIL. Ze staan je graag bij met raad en daad.
Opgelet, projectdossiers worden niet van A tot Z nagelezen door de medewerkers en worden niet geschreven door OP/TIL.
Je kan meer informatie vinden over de projectsubsidies op de website van OP/TIL. Lees meer over de projectsubsidies.
Met inhoudelijke vragen kan je ook terecht bij de medewerkers van het team Transversaal en Bovenlokaal van het departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse Overheid. Ze zijn te bereiken op bovenlokaal.cjm@vlaanderen.be of op 02 553 42 27. Misschien vind je wel een antwoord bij de veelgestelde vragen over projectsubsidies in het decreet bovenlokale cultuurwerking of in de handleiding voor projectoproepen van het departement Cultuur, Jeugd en Media.
De invulling van de begrippen bovenlokaal en transversaal wordt in deze oefening benaderd via mogelijke partnerships. Je staat ook stil bij de sterktes van jouw werking en welke meerwaarde die kunnen hebben voor projectpartners.
Op die manier zal je voldoen aan deze inhoudelijke voorwaarden en de toetsingscriteria voor een projectaanvraag:
Je speelt in op deze beleidsprioriteit:
Je kan een helder antwoord formuleren op volgende zaken:
Deze tool helpt je doelgroepen op een bovenlokaal niveau te detecteren: wie wil je bereiken, voor wie wil je werken, welke noden hebben bepaalde groepen, op welke manier kan dit bovenlokaal project een meerwaarde voor hen betekenen?
Op die manier zal je voldoen aan deze inhoudelijke voorwaarden en de toetsingscriteria voor een projectaanvraag:
Bij je projectaanvraag is het zinvol om te motiveren voor wie je werkt, maar het is geen verplicht criterium. Uiteraard maakt het je dossier sterker door hierop in te spelen.
Je speelt in op deze beleidsprioriteit:
Werk van boven naar beneden:
Je kan een helder antwoord formuleren op volgende zaken:
Deze tool helpt je om gericht te reflecteren over de functies binnen het decreet, van daaruit nieuwe ideeën op te doen en te komen tot de geschikte functiecombinatie.
Op die manier zal je voldoen aan deze inhoudelijke voorwaarden en de toetsingscriteria voor een projectaanvraag:
Afhankelijk van welke functies je selecteerde, kan je inspelen op deze beleidsprioriteiten:
Je kan een helder antwoord formuleren op volgende zaken:
Deze tool haalt de bovenlokale meerwaarde van je project naar boven. Dit doe je door te starten bij de eigen reguliere werking en wat je daarin als een sterkte ervaart en wat als een zwakte of beperking.
Door hier met een bovenlokale bril naar te kijken, ontdek je hoe je jouw sterkte kan delen of nog vergroten. Of hoe een bovenlokale context kan helpen om de eigen beperkingen te doorbreken. Zo creëer je samen, met partners, een nieuwe meerwaarde.
Op die manier zal je voldoen aan deze inhoudelijke voorwaarden en toetsingscriteria voor bovenlokale cultuurprojecten:
Je speelt in op deze beleidsprioriteit:
Noteer zoveel mogelijk sterktes van de eigen organisatie in de vakjes aan de linkerkant (Bv.: we hebben een groot podium, we hebben ervaring met bepaalde methodieken). Doe hetzelfde voor beperkingen, frustraties, zwaktes aan de rechterkant. (Bv.: onze doelgroepen zijn beperkt, ons programmatiebudget kan de zaal niet vullen, we kunnen niet vernieuwend uit de hoek komen).
Bedenk scenario’s waarbinnen de eigen sterktes een aanleiding zijn om bovenlokaal een project aan te gaan met andere organisaties. Wat heb jij te bieden aan partners of bepaalde situaties? Doe hetzelfde voor de beperkingen of frustraties - hoe zou een bovenlokaal perspectief hier voor oplossingen en meerwaarde zorgen?
Je kan een helder antwoord formuleren op volgende zaken:
Deze tool haalt de bovenlokale meerwaarde van je project naar boven. Als vertrekpunt gebruik je hiervoor bestaande projectideeën die leven, thematische invalshoeken, specifieke aanleidingen of noden die al richting geven aan een nieuw project.
Door hier met een bovenlokale bril naar te kijken, onderzoek je of dit idee voldoende potentieel heeft om uitstraling en meerwaarde te creëren op bovenlokaal niveau en dus de (eigen) lokale context overstijgt.
Op die manier zal je voldoen aan deze inhoudelijk voorwaarden en toetsingscriteria voor bovenlokale cultuurprojecten:
Afhankelijk van jouw inhoudelijke insteek en hoe die wordt uitgewerkt, kan je inspelen op deze beleidsprioriteiten:
Je kan een helder antwoord formuleren op volgende zaken:
Je hebt vandaag al dan niet een reguliere werking. Met een project wil je graag verbreden, verdiepen, experimenteren, leren, innoveren, creëren ... maar de huidige werking of het budget laat dit niet toe.
Via deze tool motiveer je dat het project jouw reguliere werking overstijgt. En gaat na hoe je de organisatorische impact van het project op de reguliere werking opvangt, welke doorwerking of verankering het project na afloop kan hebben in je werking. Door deze gewenste effecten vooraf te benoemen, kan je jouw concept en de acties beter uitwerken.
Op die manier zal je voldoen aan deze inhoudelijke voorwaarden en toetsingscriteria voor een projectaanvraag:
Je speelt in op deze beleidsprioriteit:
Denk je dat het project na afloop als inspiratie en voorbeeld kan dienen voor het bovenlokale culturele veld? Neem er tool C3 bij.
Je kan een helder antwoord formuleren op volgende zaken:
Met deze tool definieer je wat jouw project innovatief maakt en ga je na hoe het ook een voorbeeld kan zijn voor de ontwikkeling van het bovenlokale cultuurveld.
Op die manier zal je voldoen aan deze inhoudelijke voorwaarden en toetsingscriteria voor je projectaanvraag:
Je speelt in op deze beleidsprioriteit:
Je kan een helder antwoord formuleren op volgende zaken:
Met deze tool ga je na hoe je de beoogde doelgroepen (zie tool B2) effectief kunt bereiken: je benoemt de drempels die ze ervaren en denkt vanuit die blik na over bovenlokale communicatie.
Op die manier zal je voldoen aan deze inhoudelijk voorwaarden en toetsingscriteria voor een projectaanvraag:
Je speelt in op deze beleidsprioriteiten:
Je kan een helder antwoord formuleren op volgende zaken:
Controleer aan de hand van deze tool of jouw project voldoet aan de algemene formele voorwaarden. Dit is een belangrijke checklist om alle formaliteiten na te kijken en ervoor te zorgen dat jouw project na het indienen ontvankelijk is.
Er zijn jaarlijks twee projectrondes voor het aanvragen van een subsidie voor bovenlokale cultuurprojecten. Een aanvraagdossier indienen kan:
Deze deadline is strikt! 10 dagen na de uiterste indiendatum word je op de hoogte gebracht van de ontvankelijkheid via Kiosk door departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse overheid.
Je vraagt als organisatie vooraf een login voor KIOSK aan. Aan de hand van een vragenlijst stel je jouw aanvraagdossier samen. Doe dit tijdig, je kunt meerdere keren inloggen en aan je dossier werken.
Je kunt je antwoorden in KIOSK ook als geheel afdrukken: handig om na te lezen, en om te bewaren als aanvraagdossier.
Assistentie nodig bij KIOSK? Mail dan naar kiosk@vlaanderen.be en vind hier de FAQ en handleiding voor KIOSK.
Let op: jouw project mag nog niet lopen/gestart zijn op het moment van de aanvraag. Projecten die zijn aangevraagd tegen 15 mei kunnen ten vroegste van start gaan op 1 januari van het volgende kalenderjaar. Projecten die zijn aangevraagd tegen 15 november kunnen ten vroegste van start gaan op 1 juli van het volgende kalenderjaar. Let er dus op dat je in KIOSK de juiste startdatum aanduidt.
De minister van Cultuur beslist uiterlijk 5 maanden na de deadline over de toekenning en de grootte van de subsidies en de looptijd van het project.
Afspraken maken met partners, informatie inwinnen over bv. personeel aanwerven, de wet op de overheidsopdrachten, planningen opmaken, een stuurgroep oprichten.... maar je kunt geen kosten voor producten/activiteiten/diensten maken of een event laten plaatsvinden voor de vroegste startdatum. Dit zijn mogelijke redenen om je dossier af te keuren.
